Om jouw proces tijdens de behandeling goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om je dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heeft Opgroeiconsult gegevens van jou nodig. We beperken de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn.
Omdat Opgroeiconsult zorgvuldig wil omgaan met gegevens die ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben wij het privacybeleid aangescherpt en nu nog duidelijker op de site van Opgroeiconsult gezet. Overigens werden je gegevens altijd al zeer zorgvuldig bewaard en is daar eigenlijk niets aan veranderd.
Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door Opgroeiconsult te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.
1.1 Inzage. Je hebt het recht op inzage in je dossier, je kan hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van Opgroeiconsult, dit is een elektronisch cliënten dossier.
1.2 Rectificatie. Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.
1.3 Verwijdering. Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kan je dit schriftelijk aangeven. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen zal Opgroeiconsult het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven ivm de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden, dat kan alleen met jouw toestemming.
1.4 Bezwaar. Als je bezwaar hebt tegen een (deel van) de registratie kan je dit aangeven, dan bespreken we wat een goede manier is om aan je bezwaar tegemoet te komen.
1.5 Overdragen. Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op initiatief van Opgroeiconsult aan derden verstrekt voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.
1.6 Toestemming intrekken. Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering).- Gegevens registratie
Welke gegevens worden geregistreerd, waar en waarvoor?
De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het elektronisch cliënten dossier. De gegevens die Opgroeiconsult registreert zijn:
• Naam, adres, telefoonnummer. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en tbv de facturatie om te voldoen aan richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
• Geboortedatum en geboorteplaats. Ter identificatie en om de leeftijd te weten.
• Geslacht. Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken.
• Mailadres. Om te kunnen communiceren over te maken afspraken ed en de factuur te kunnen sturen.
• Huisarts en/of andere behandelaren. Als je ook andere behandelingen volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om de behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychische en/of lichamelijke klachten/problemen. We bespreken dan samen of dat bij jou van toepassing is en of het belangrijk is dat ik gegevens heb van je huisarts of medebehandelaar. Als dat wel het geval is zal ik je ook vragen om, schriftelijk, toestemming te verlenen om met de huisarts of medebehandelaar contact te hebben.
• Gegevens van de verzekering (verzekeraar en polisnummer). Als extra service om deze gegevens op je factuur te zetten zodat je dit niet steeds zelf in hoeft te vullen bij declaratie aan je verzekering. Het is niet verplicht om gegevens te verstrekken van je verzekering.
• Waar je werkzaam bent. Als er sprake is van een arbeid gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, dan zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zal ik je hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.
• Behandelplan. Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
• Sessieverslagen. Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
• Afspraken data in het dossier. Ter registratie voor het opvolgen van afspraken, de facturatie en monitoring van de behandeling.
• Informatie aan derden wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je Opgroeiconsult verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, dan zal Opgroeiconsult je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt gescand en in je dossier bewaard, de papieren versie wordt bewaard in een afgesloten dossierkast.
• De mailwisselingen over het maken van afspraken ed worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in je elektronisch dossier.
• Site formulieren. Je kan je via de site aanmelden voor een kennismakingsgesprek, haptotherapie of verkorte arbo trajecten. Daarmee geef je je naam en telefoonnummer en/of mailadres op. Als je na de kennismaking besluit om niet verder te gaan bij Opgroeiconsult dan worden je gegevens vernietigd. Als je wel een vervolgafspraak maakt dan worden deze gegevens verwerkt in je elektronisch dossier. - Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?
Alle therapeuten van Opgroeiconsult hebben toegang tot het elektronisch dossier. - Beveiliging van de gegevens
• Het elektronisch dossier is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord met dubbele verificatie.
• De administratie is beveiligd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord.
• Systeem back-ups zijn beschermd door een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Back-ups worden gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• De PC waarop gewerkt wordt is beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Whatsapp en telefonie. Soms worden afspraken via whatsapp gemaakt, hier wordt geen inhoudelijke informatie over de behandeling uitgewisseld. Soms is er telefonisch contact over het maken van afspraken. Daarmee kan het zijn dat jouw (mobile) nummer in een mobile telefoon van ons staat opgeslagen. De telefoon is beschermd met een inlogcode die alleen bij de gebruiker bekend is.
• Nieuwsbrief aanmelding. Op dit moment maakt Opgroeiconsult geen gebruik van een nieuwsbrief. - Bewaartermijn
Tijdens de behandeling is Opgroeiconsult verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn.
Financiële administratie. Naar richtlijnen van de Belastingdienst is Opgroeiconsult verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Dossiers: dossiers worden conform de Wet Geneeskundige Behandel Overeenkomst 20 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling. Tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal Opgroeiconsult het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven dan maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering). - Verwerkingspartners
Het elektronisch cliënten dossier, hierin staan alle klantgegevens, afspraken data, behandelplan en sessieverslagen. - Klachten
Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit dan direct weten dan zoeken we samen naar een oplossing. Als wij er samen met niet uit komen dan is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. - Vragen
Indien je vragen hebt over het privacybeleid neem dan contact op, we beantwoorden je vragen graag. Opgroeiconsult is een VOF, wettelijk vertegenwoordigd door Miriam van Ommeren en Monique Kinnaer.Webversie 20210511
